Оценка качества организационной структуры

Термины – что такое организационная структура (ОС)

Структурирование – разделение объекта на составные части по определенным критериям, параметрам и установление взаимосвязей, зависимостей между ними, для достижения поставленной цели.

Организационная структура – составная часть организационной системы, совокупность центров управления организацией. Уникальная модель управления деятельностью, в которой выделяются лидеры  направлений, центры ответственности, через которые реализуется стратегия и осуществляется управление деятельностью.

Организационная структура – это иерархия и система труда (решения, действия, взаимодействия), основанная на разделении труда для повышения качества и оперативности деятельности, производительности усилия коллектива в направлении целей и реализации стратегии.

Организационная структура – система организационных центров управления, выделенных на основе разделения труда и технологически объединенных общими целями деятельности: выпуском продукции, получением доходов, вознаграждением.

Цели и задачи

Цель структурирования – создание эффективной системы принятия и исполнения решений для  достижения поставленных целей деятельности. Организационная структура играет такую же роль в бизнесе, как скелет для человека, ствол для дерева.

Цель организационной структуры - эффективные результаты деятельности: достижение целей, рост доходов, прибыль и другие.

Задачи организационной структуры:

Ø  Рациональное разделение труда и делегирование задач, на основании профессиональной специализации и синтеза последующих изделий.

Ø  Обоснованность  принимаемых  решений за счет разделения труда.

Ø  Оперативность  решений  и  действий за счет постановки конкретных задач, делегирования прав и полномочий, ответственности за результаты.

Ø  Осуществление бизнес-процессов, реализация их в продукцию.

Ø  Результативность и эффективность действий за счет распределения необходимых и достаточных ресурсов.

Ø  Оптимизация и рационализация затрат.

Ø  Выделение опорных точек для организации и управления. Идентификация центров управления (ЦУ).

Ø  Разработка корпоративных документов по порядку, правилам организационного структурирования.

Ø  Определение задач, функций, прав, ответственности, ресурсов ЦУ.

Ø  Разработка организационных документов по ЦУ: положения о ЦУ, должностные инструкции.

Ø  Проектирование кадровой структуры – штатного расписания.

Ø  Взаимодействие между ЦУ.

Ø  Расчет затрат ресурсов на задачи и функции ЦУ и в целом по организации: инфраструктура, рабочие места, потребность в разных видах ресурсов и другие.

Роль ОС

Организационная структура обеспечивает понимание:

-       руководством: кто, что делает и за что отвечает, какие ресурсы необходимы;

-       исполнителями: какие задачи должны решать, какие действия предпринимать, как взаимодействовать, за что будут вознаграждаться.

Организационная структура играет такую же роль в бизнесе, как скелет для человека, ствол для дерева. На их основе функционируют остальные органы. Альтернатива структурированию – рассогласованность действий: не на достижение общих целей, не целевое использование ресурсов на свои действия.

Роль и назначение организационной структуры состоит в «разделении»  деятельности на проекции (ключевые бизнес-процессы - КБП) для специализации и концентрации в решениях и действиях, синтезе (объединении) усилий и компетенций личностей в выполняемых функциях, которые обеспечивают синергетический эффект в достижении намеченных  результатов.

Кроме того организационная структура обеспечивает:

1.       Реализацию стратегии развития посредством осуществления ключевых бизнес-процессов.

2.       Систему подготовки, принятия и исполнения решений – центры управления. Оперативность решений и действий путем делегирования, специализации прав и ответственности.

3.       Взаимодействие между собственниками и управляющими.

4.       Организацию и управление центрами управления:  задачи, функции, права, ответственность, взаимодействия, показатели, результаты. Правила и процедуры.

5.       Определение потребности в кадрах, соответствующих сложности, трудоемкости  труда: профессиональная, численная, квалификационная.

6.       Расчет инфраструктуры и необходимых  ресурсов для решения задач.

7.       Формирование управленческой информации: какая, кому, от кого, когда.

8.       Координацию и балансирование деятельности центров управления в направлении целей деятельности.

Тем самым роль и назначение организационной структуры состоит в анализе (разделении)  деятельности на проекции и направления для специализации и концентрации в решениях и действиях, синтезе (объединении) усилий и компетенций личностей в выполняемых функциях, которые обеспечивают синергетический эффект в достижении намеченных стратегией результатов.

На основании чего разрабатывается ОС:

Организационная структура разрабатывается на основании:

1.         Законодательства и нормативных актов РФ.

2.         Устава. Организационно-правовой формы.

3.         Положения о высших органах управления.

4.         Стратегии развития.

5.         Трудовых договоров с единоличным исполнительным органом.

6.         Компетенций разработчиков организации труда.

7.        Теории организации и управления.

8.        Методов организационного проектирования.

9.        Передового опыта в организации труда.

10.    Стандартов системы менеджмента качества ISO.

11.    Системы КБП. Технологий КБП.

12.    Инжиниринга и реинжиниринга ключевых бизнес-процессов.

13.    Стиля управления (способы принятия решений – готовности и возможности делегирования полномочий): единоличное, коллективное.

14.    Форм построения структуры: линейная, функциональная, матричная, проектная и так далее.

15.    Норм и нормативов: управления, численности, трудоемкости, затрат.

16.    Системы оплаты труда.

17.    Инфраструктуры организации.

18.    Продукции деятельности.

19.    Других оснований в зависимости от особенностей организации.

Организационная структура должна представлять комплекс взаимодополняющих элементов, которые бы обеспечивали систематичность и постоянство принятия и исполнения решений, действий и взаимодействия.  Тем самым, организационная структура - постоянно используемый инструмент практической деятельности.

Объекты

Объекты организационного структурирования:

§   Ключевые бизнес-процессы.

§   Центры управления (подразделения).

§   Труд.

§   Задачи (цели) по целям.

§   Функции (виды работ – технологические процессы решения задач).

§   Права, полномочия (решения).

§   Ответственность.

§   Ресурсы.

§   Взаимодействия.

§   Результат: продукт, показатели.

Задачи – составляющие целей (подцели), решение которых обеспечит получение результатов (реализацию целей).

Функции – процессы, направленные на производство продукта внешнего и (или) внутреннего.

Процессы – технологические действия по решению задач.

Ресурсы – средства, которые необходимы подразделению для выполнения возложенных на него функций, задач, осуществления процессов.

Субъекты

Субъекты организационной структуры:

§     Высшие органы управления.

§     Руководители высшего звена: топ-менеджеры, руководители ЦУ.

§     Руководители подразделений внутри ЦУ -  среднего (отдел) и первичного звена (сектор).

§     Сотрудники.

Факторы результативности организационной структуры

Ø Цели деятельности. Стратегия реализации.

Ø Устав – высшие органы управления.

Ø Основной вид деятельности. Количество видов деятельности.

Ø Масштабы и география деятельности.

Ø Система принятия решений. Правильные решения, действия, взаимодействия.

Ø Профессиональное разделение труда.

Ø Ключевые бизнес-процессы. Инжиниринг БП. Операционные процессы (задачи).

Ø Предпринимательские способности лидеров высшего звена.

Ø Профессиональные возможности руководителей среднего звена.

Ø Делегирование прав и ответственности. Нормы управляемости.

Ø Координация и балансировка деятельности и центров управления.

Ø Регламенты деятельности.

Ø Организация и управление центрами управления (положения, должностные инструкции, штатное расписание).

Ø Распределение необходимых и достаточных ресурсов для деятельности в целом и отдельных ЦУ.

Содержание, структуры ОС

Организационная структура включает следующие системные элементы:

Ø    Структура высших органов управления с уставным разделением полномочий.

Ø    Цели и стратегия их реализации.

Ø    Схема иерархии структуры центров управления и подчиненность – делегирование прав, ответственности, ресурсов за бизнес-процесс.

Ø    Уровни управления: высший уровень управления – исполнительная дирекция – структурные подразделения – внутриструктурные подразделения – сотрудники.

Ø    Положения о структурных элементах: задачи, функции, права, ответственность, ресурсы, взаимодействие с другими процессами и центрами управления, оценочные показатели процесса.

Ø    Регламенты и процедуры вынесения решений, взаимодействия, обеспечения ресурсами и прочее (система корпоративных стандартов).

Ø    Штатное расписание – профессиональная, квалификационная, численная, стоимостная структура.

Ø    Должностные инструкции для сотрудников.

В уставе определяется структура высших органов управления (ВОУ), их полномочия и взаимодействие: Общее собрание _ Совет директоров _  Исполнительная дирекция _  Ревизионная комиссия. Могут создаваться и другие органы в зависимости от потребностей конкретного бизнеса (Бюджетный комитете, аудиторский комитет и другие).

Также устанавливаются процедуры и регламент принятия решений ВОУ.

                Центр управления – функциональная часть организации, отвечающая за выполнение определенных задач и функций, и наделенная определенными правами, ресурсами.

Центры управления (ЦУ):  а) зависимые предприятия, филиалы, представительства; б) топ-направления (например, коммерческий директор с подчиненными подразделениями); в) подразделения любого подчинения (например, юридический отдел; г) сотрудники в единственном числе, отвечающие за  направление деятельности. Центры управления – это организационно-правовая, целевая, функциональная часть организации, отвечающая за осуществление какой-то деятельности, достижение ее целей, выполнение определенных задач и функций, наделенная  обусловленными правами, ответственностью, предоставляемыми ресурсами.

Возможные виды ЦУ:

Ø    Исполнительная дирекция организации.

Ø    Топ руководители (заместители руководителя организации), ответственные за направления в деятельности и обладающие делегированными полномочиями и ресурсами.

Ø    Дочерние организации, филиалы, обособленные подразделения.

Ø    Ключевые бизнес-процессы в деятельности.

Ø    Структурные подразделения разных уровней.

Ø    Отдельные проекты, например, реализация отдельных договоров, тем работ.

Выделение ЦУ производится на основе критериев: масштабов деятельности; объемов обрабатываемой информации; численности персонала; количество видов продукции; видов оплаты труда и стимулирования результатов.

Структурное подразделение - выделенная часть организационной структуры, объединяющая работников, выполняющих установленный круг обязанностей и отвечающих за выполнение возложенных на них задач в рамках определенных функций и технологических процессов. Права в структуре – принятие определенных решений, осуществление конкретных действий, распоряжение необходимыми ресурсами для выполнения поставленных задач.

Понятие ЦУ шире, чем структурное подразделение. Смотри определения.

При проектировании организационной структуры следует соблюдать следующие условия (П.Друкер):

1.        Организация должна быть прозрачной, то есть персонал должен понимать структуру компании, где работает.

2.        Конкретное лицо принимает решения в области своей компетенции. Объем полномочий должен соответствовать объему ответственности.

3.        Каждый работник должен подчиняться только одному руководителю.

4.        Количество структурных уровней должно быть минимальным.

5.        Структура должна соответствовать целям, то есть служить получению результата.

Организационная структура должна соответствовать индивидуальности конкретной организации, особенностям ее деятельности. Форма, но особенно содержание организационной структуры определяется организационно – правовой формой, видом (ами) деятельности, географией, масштабами деятельности, стратегией, бизнес-процессами, стилем управления и другими факторами в зависимости от специфики организации.

Корпоративные стандарты по ОС

Документы по организационной структуре:

§   Устав.

§   Утвержденная схема организационной структуры.

§   Положения о ЦУ, структурных подразделениях.

§   Положение о порядке разработки, утверждения, изменения организационных документов.

§   Штатное расписание.

§   Должностные инструкции.

§   Трудовые договоры.

§   Технологические карты процессов.

§   Правила внутреннего распорядка, другие внутренние документы по регулированию деятельности (система корпоративных стандартов организации).

§   Положение об оплате труда.

§   Другие в зависимости от особенностей организации.

Технология организационного структурирования:

1.        Определение организационно-правовой формы и структуры высших органов управления.

2.        Проектирование структуры исполнительного органа (топ уровень управления).

3.        Проектирование технологий КБП.

4.        Установление стиля управления. Подбор лидеров ЦУ.

5.        Выбор формы (вида) построения организационной структуры.

6.        Проектирование структуры топ центров управления, руководствуясь основаниями для разработки. Утвержденная организационная структура. Положения о ЦУ.

7.        Проектирование внутренней структуры и кадровой структуры ЦУ (штатное расписание).

8.        Проектирование работы сотрудников в организационной структуре. Должностные инструкции.

9.        Разработка оценочных показателей результативности и эффективности функционирования организационной структуры.

10.    В ходе деятельности в структуру вносятся необходимые изменения.

Совершенствование ОС

Главное отслеживать актуальность, своевременность, направленность и совершать изменения по факторам, влияния штатного расписания на результативность и эффективность до наступления проблем. «Тот кто не движется вперед, движется назад».

         Направления совершенствования:

Ø  Ключевые сотрудники – партнеры, а не простые исполнители. Кадры – главный ресурс организации.

Ø  Конкретные задачи из общей стратегии (мелодии), но исполнение за партнерами.

Ø  Ориентир – на потребителя: превосходство в товаре, качестве, цене, но рождается внутри организации, опираясь на возможности и ресурсы.

Ø  Обязательное измерение результатов для оценки развития.

Ø  Привлечение компетентных лидеров под поставленные задачи.

Ø  Организация и управление решениями и действиями в структуре.

Ø  Применение информационных технологий на основе структурирования и систематизации информации в организационной структуре.

Ø  Рациональность затрат – отсутствие излишних звеньев, применение аутсорсинга, обоснованность распределения ресурсов по направлениям, звеньям в соизмерении с их участием в получении дохода от деятельности.

Ø  Количество уровней управления.

Ø  Количество центров управления.

Ø  Делегирование полномочий и ответственности.

Ø  Привлечение лидеров (голов).

Ø  Повышение качества и оперативности принимаемых решений.

Ø  Динамичность – изменяемость под изменения в бизнесе. Иерархичность с эластичностью.

Вопросы по ОС

Вопросы по организационному аудиту функционирования организационной структуры:

1.         Проводился ли аудит организационной структуры? Когда? Его результаты? Исправлены ли недостатки?

2.         На основании чего разработана организационная структура? Утверждена ли она в порядке, установленном в уставе?

3.          Четко определены ли в уставе ВОУ, их полномочия? Утвержден ли порядок принятия решений ВОУ?

4.         Есть ли нарушения законодательства и нормативных актов в разработке и функционировании организационной структуры? Есть ли нарушения в исполнении корпоративных стандартов по порядку утверждения и функционированию организационной структуры?

5.         Как подбираются лидеры, руководители ЦУ?

6.          Наличие стандарта по разработке организационной структуры и документов?

7.         Уровень кадров, занимающихся организационной структурой?

8.         Какие ЦУ не выполняют их показатели результативности и эффективности?

9.         Какие критерии применяются при выделении ЦУ? Разработаны ли обоснованные уровни по образованию подразделений (управление – отдел – сектор)? Разработаны ли нормы управляемости, численности? Применялись ли они при разработке структуры?

10.     Наличие корпоративных стандартов по регулированию функционирования организационной структуры, их качество? Учитывают ли корпоративные положения стандарты ISO?

11.     Как часто вносятся изменения в организационную структуру, их причины, обоснованность?

12.     Есть ли делегирование прав и ответственности между топ-менеджерами?

13.     Полнота организационных документов по ЦУ? Качество документов по структуре и содержанию (положения о подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание и другие)?

14.     Как в организационной структуре отражены ключевые бизнес-процессы? Есть ли ЦУ по бизнес-процессам?

15.     Определены ли функции по организации и управлению деятельностью для подготовки обоснованных решений и действий по выполнению?

16.     Количество заместителей в исполнительном органе. Права и ответственность. Обоснование их ввода.

17.     Доля внедренных профстандартов.

18.     Наличие положений, должностных и рабочих инструкций.

19.     Являются ли организационные документы основой для управления ЦУ: планирования, информационного обеспечения, снабжения ресурсами, контроля, анализа, стимулирования, административного руководства? Или формальность? Соблюдаются ли организационные документы со стороны руководства высшего и среднего звена?

20.     Является ли организационная структура базой для разработки штатного расписания, системы оплаты труда, стимулирования результатов и других элементов организации и управления организацией?

21.     Наличие лишних уровней управления, лишних подразделений, за которые не готовы платить покупатели (без конкретной продукции, без ясной зависимости на доходы).

22.     Выполнение (невыполнение) показателей результативности и эффективности организационной структуры?

23.     Какие проблемы в организации труда наличествуют? Их причины?

Показатели результативности и эффективности ОС

v  Качество решений – достижение стратегических результатов, выполнение стратегии развития и локальных стратегий. Динамика по ключевым показателям эффективности: доход, прибыль, рост стоимости капитала, окупаемость инвестиций и другие.

v  Динамика показателей по управлению персоналом (производительность, прирост добавочной стоимости, есть ли кадры, создающие стоимость, текучесть кадров, рост заработной платы и другие).

v  Положительные заключения по оргаудиту и аудиту системы менеджмента качества в части организационной структуры.

v  Количество уровней управления (ГД – до руководителей нижнего уровня). Количество подразделений по уровням управления.

v  Динамика снижения управленческих затрат в доходах, себестоимости.

v  Численность управленческого персонала не соответствует трудоемкости задач и результатов.

v  Численность подразделений. Соответствие нормам управляемости, численности. 

v  Доля административно-управленческого персонала в общей численности организации. Динамика.

v  Выполнение планов, бюджетов (в части ответственности) и показателей ЦУ.

v  Выполнение показателей результативности и эффективности деятельности организации.

v  Выполнение показателей результативности и эффективности организационной структуры в комплексе.

v  Показатели SWOT-анализа организационной структуры.