Штатное расписание - организационно-распорядительный документ, определяющий кадровую структуру, с указанием подразделений, перечень необходимых должностей и профессий, квалификаций, численности и размеров должностных окладов, тарифных ставок.
Кадровая структура (далее КС) – это рассчитанная потребность в кадрах на основании необходимого труда в совокупности бизнес-процессов, в зависимости от разделения труда, его сложности и трудоемкости. КС также определяет условно постоянную часть оплаты труда для управления персоналом.
КС – состав вакансий должностей руководителей, специалистов и служащих, а также профессиональных специальностей рабочих для выполнения трудовых операций в соответствии с технологией работ, сложностью и трудоемкостью труда, минимальной стоимостной оценкой труда. Кадровая структура – составная часть организационной структуры.
Профессия (от profiteer — объявляю своим делом) – вид трудовой деятельности человека, владеющего комплексом специальных теоретических знаний и практических навыков, приобретённых в результате специальной подготовки, опыта работы (инженер, слесарь).
Должность - служебное место в организации, связанное с исполнением определенных обязанностей. Определяет содержание труда, права, обязанности, ответственность, а также размер оплаты труда лица, ее замещающего.
Специальность – уточнение сегмента в профессии (инженер – технолог).
Квалификация – уровень специальных профессиональных знаний и практических навыков, характеризует степень сложности конкретного вида выполняемых работ (инженер – технолог 1 категории, слесарь 5 разряда).
Вакансия – свободное рабочее место для труда в организации, предусматриваемое в штатном расписании.
Цель штатного расписания – определение необходимых и достаточных кадров для выполнения стратегии достижения целей деятельности, локальных стратегий, оперативных планов.
Задачи штатного расписания:
F Идентификация вакансий должностей, профессий рабочих на основе организационной структуры, технологий функций, работ, то есть разработка профессионально-квалификационной структуры.
F Установление сложности труда и соответственно квалификации по должностям и профессиям рабочих.
F Определение трудоемкости работ, расчет численности по должностям и профессиям.
F Тарификация должностей и профессий по системе оплаты труда.
F Расчет тарифного фонда оплаты труда по должностям, профессиям, подразделениям, организации в целом.
F Подбор, расстановка, перемещение, развитие персонала.
F Оптимизация численности за счет совмещения профессий, доплат, надбавок.
Факторы прямой, переменной части ФОТ: количество продукции, себестоимость продукции, объем продукции (К х Ц).
Проектирование штатного расписания (а не формальное составление) важнейший этап в оптимизации затрат, в достижении производительности кадровых ресурсов.
Штатное расписание является обязательным документом для обоснования затрат трудовых ресурсов, при этом недостаток или излишнее количество персонала, а также не соответствие его квалификации требуемой сложности труда определяют эффективность и рациональность деятельности: продуктивность труда, производительность труда, эффективность труда.
Роль штатного расписания – осуществить разделение труда по профессионально – квалификационному признаку в рамках применяемых технологий бизнес- процессов, определить численность и минимальную стоимость необходимых кадров.
Штатное расписание – обоснованная структура кадров организации для выполнения целей и стратегии, запланированного объема трудоемкости деятельности, стоимости затрат кадровых ресурсов в пределах точки безубыточности.
Роль, назначение ШР в деятельности:
Ø Определение сложности и трудоемкости труда, формирование профессионально-квалификационной, численной структуры.
Ø Потребность в кадрах для реализации бизнес-процессов и достижении стратегических и оперативных результатов в проекциях: профессий, квалификации, численности.
Ø Осуществлять подбор и расстановку персонала в соответствии с потребностью.
Ø Организация рабочих мест и условий труда.
Ø Мотивация труда.
Ø Оценка (тарификация) стоимости кадровых позиций.
Ø Определение конкретных содержаний труда по должностям, работ, формализация их в должностных инструкциях для последующей его организации и управления.
Ø Управление трудом и персоналом на достижение результативности и эффективности.
Ø Определение затрат на персонал и другие затраты, связанные с персоналом. Сумма минимальных и гарантированных обязательств перед персоналом.
Ø Планирование и бюджетирование численности, фонда оплаты труда и других показателей труда.
Ø Разделение на прямые и косвенные затраты.
Ø Отнесение к переменным и постоянным затратам в объеме производства.
Ø Определение трудовой мощности (численность х рабочее время) и ее загрузки.
Ø Определение точки безубыточности, прямые и косвенные, постоянные и переменные затраты.
Исходя из роли и назначения штатного расписания, разработка штатного расписания играет важную роль для производительности и трудовых затрат каждой организации.
Штатное расписание структура разрабатывается на основании:
1. Законодательства и нормативных актов РФ.
2. Тарифно-квалификационных справочников и профессиональных стандартов.
3. Целей и стратегии развития. Планов и бюджетов деятельности на следующий год.
4. Компетенций разработчиков организации труда.
5. Теории организации и управления.
6. Методов организационного проектирования.
7. Передового опыта.
8. Стандартов системы менеджмента качества ISO.
9. Инжиниринга и реинжиниринга ключевых бизнес-процессов.
10. Организационной структуры: схема, положения о подразделениях, должностных инструкций топ-менеджеров.
11. Норм и нормативов: управления, численности, трудоемкости, затрат.
12. Системы оплаты труда.
13. Инфраструктуры организации.
14. Технологии изготовления, продажи продукции, управления деятельностью и других технологических карт процессов.
15. Бюджета рабочего времени, графиков работы.
16. Корпоративного стандарта по порядку разработки, утверждения и изменения штатного расписания.
17. Расчета точки безубыточности.
18. Коллективного договора: компенсации, доплаты, надбавки.
19. Данных по специальной оценке условий труда.
20. Другие основания в зависимости от особенностей организации.
Методы, которые могут применяться для проектирования кадровой структуры (ШР):
1. Методология позиционирования и грейдирования кадров.
2. Нормирование труда: нормы, нормативы.
3. Методологии расчета трудоемкости.
4. Гражданско-правовые отношения.
5. Аутсорсинг.
6. Другие методы по выбору разработчиков.
Объекты штатного расписания:
§ Центры управления (подразделения).
§ Труд: сложность, трудоемкость, стоимость.
§ Рабочее время.
§ Кадры.
§ Полная организационная структура с внутриструктурными, дочерними подразделениями.
§ Профессиональная структура кадров: должности, профессии.
§ Квалификационная структура: категории должностей, разряды рабочих.
§ Численная структура в зависимости от трудоемкости, бюджета рабочего времени.
§ Тарифный фонд: окладный фонд, тарифный фонд по рабочим.
Ø Основной вид деятельности. Количество видов деятельности.
Ø Масштабы и география деятельности.
Ø Система принятия решений. Правильные решения, действия, взаимодействия.
Ø Структура продукции.
Ø Профессиональное разделение труда.
Ø Ключевые бизнес-процессы. Инжиниринг БП. Операционные процессы (задачи).
Ø Предпринимательские способности лидеров высшего звена.
Ø Профессиональные компетенции руководителей среднего звена.
Ø Регламенты деятельности.
Ø Тарифно-квалификационные справочники и профессиональные стандарты.
Ø Разделение труда, трудовые операции в бизнес-процессах, инфраструктура, рабочие места, условия труда, должностные инструкции (формализация обязанностей).
Ø Определить потребность в кадрах для реализации бизнес-процессов и достижении стратегических и оперативных результатов в проекциях: профессий, квалификации, численности.
Ø Осуществлять подбор и расстановку персонала в соответствии с потребностью.
Ø Трудоемкость труда.
Ø Система оплаты труда.
Ø Бюджет рабочего времени.
Ø Маркетинг рынка труда. Стоимость должностных позиций.
Ø Нормы численности, управляемости, обслуживания и другие.
Ø Условия труда.
Ø Профессиональные кадры по организации и оплаты труда.
Ø Средства труда и автоматизация процессов, операций.
Ø Определение затрат на персонал и другие затраты, связанные с персоналом.
Ø Определение точки безубыточности, бюджетирование денежных потоков, результаты работы.
Ø Разделение на прямые и косвенные затраты.
Ø Отнесение к переменным и постоянным затратам в объеме производства.
Ø Определение трудовой мощности и ее загрузки.
Содержание штатного расписания:
1. Подразделения организационной структуры.
2. Внутриструктурные подразделения.
3. Должности, профессии рабочих. Квалификации: категории, разряды.
4. Численность по вакансиям.
5. Оклад. Тарифные ставки. Доплаты. Надбавки.
6. Общая численность вакансий.
7. Итоговый тарифный (условно-постоянный) фонд заработной платы.
Документы по штатному расписанию:
§ Утвержденное штатное расписание.
§ Положение о порядке разработки, утверждения, изменения организационных документов.
§ Положение об оплате труда.
§ Другие в зависимости от особенностей организации.
Разработка штатного расписания ведет либо подразделение (должностное лицо) по организации труда и заработной платы, бывает подразделение (должностное лицо) по управлению персоналом, кадров. Главное в проектировании штатного расписания профессиональный подход, основанный на компетенциях в области труда, а не формальный.
Разработчик должен владеть компетенциями:
- технологией инжиниринга и реинжиниринга бизнес-процессов;
- технологией разработки организационных структур;
- стандартами ISO;
- нормированием труда;
- методами грейдирования и тарификации должностных позиций;
- знаниями законодательства и нормативных актов по труду и заработной платы;
- по факторам и показателями по труду;
- по формам и видам оплаты труда;
- по управлению трудом и заработной платой;
- другими по отраслевым особенностям.
Штатное расписание разрабатывается на начальной стадии деятельности и по периодам развития на основании стратегии. В действующей организации, штатное расписание корректируется и утверждается, как правило, на календарный год. В течение года в штатное расписание могут вноситься изменения.
Этапы разработки ШР:
1 этап. Разрабатывается положение по регулированию правил и порядка разработки, утверждения, внесения изменений в штатное расписание (может быть стандарт системы менеджмента качества), в котором устанавливается: кто, на основании чего, когда, как, форма и содержание (шаблон) штатного расписания.
2 этап. Внесение организационной структуры в штатное расписание.
В форму штатного расписания вносятся ЦУ из организационной структуры для
разработки их внутренней структуры и кадров.
3 этап. Разработка внутренней структуры ЦУ.
Разработку внутренней структуры ЦУ следует производить, основываясь на положениях о ЦУ, в которых сформулированы задачи и функции. Логично, дифференцировать структуру ЦУ по задачам (операционным процессам), и следовательно, права и ответственность.
Дифференциация (лат. differentia — разность, различие) – деление объекта на части, по каким-то признакам, параметрам. По задачам установлены функции – технологические, трудовые операции выполнения задач.
По каждой задаче и функциям рассчитывается трудоемкость работ. Трудоемкость - затраты рабочего времени (нормо-часы, человеко-часы и т.п.) на единицу или весь объем изготовленной продукции, работы, услуг.
Определить трудоемкость означает измерить и оценить затраты времени на выполнение определенных трудовых операций по данной должностной позиции. Измерение осуществляется с учетом факторов трудоемкости:
- Технология трудовых операций по должностной позиции. Возможность автоматизации и информатизации операций.
- Фонд рабочего времени.
- Применяемые ресурсы.
- Условия труда.
- Количество и сложность решений, действий и взаимодействий в рамках должностных обязанностей. Ответственность.
- Продукт (результат) труда.
- Другие факторы в зависимости от специфики должностной (рабочей) позиции.
С учетом факторов, трудоемкость измеряется способами:
§ Нормирование – применение норм затрат времени.
§ Экспертное суждение.
§ Сравнение с аналогами.
§ Альтернативный – сравнение с альтернативными способами осуществления функций (например, с аутсорсингом).
Трудоемкость также может устанавливаться, руководствуясь нормативами, нормами трудоемкости, обслуживания, численности, выработки.
Далее разрабатывается бюджет рабочего времени на период (в основном год). Бюджет составляется из графиков работы на основании Трудового кодекса, с учетом календаря.
Плановая численность по задаче = Трудоемкость (чел-час) / Плановый бюджет рабочего времени (как правило, с учетом потерь рабочего времени по отпускам, больничным).
Графики рабочего времени не могут быть унифицированными для всех должностных позиций, так как каждая имеет свои профессиональные особенности. Нужно учитывать все факторы затрат и содержание труда по типовым группам должностей, а также особенности, предусмотренные положениями о ЦУ.
Численность может корректироваться в зависимости от объединения видов работ, загруженности. Если численность получается не целым числом, то возможны решения по дозагруженности, привлечение совместителей или заключение договора подряда, использование аутсорсинга. Худший вариант для производительности и затрат, если на трудоемкость в 100 чел-часов, берется сотрудник на полное рабочее время, что приводит к излишней численности.
В соответствии с разработанными уровнями классификации подразделений и норм управляемости в положении по регулированию правил и порядка разработки, утверждения, внесения изменений в штатное расписание (1 этап), устанавливается статус внутренних подразделений.
Пример уровней и норм управления (образования) подразделений:
Управление – не менее 3-х подчиненных отделов.
Отдел – не менее 3-х секторов. Цех – не менее 2-х участков.
Участок в цехе – не менее 10 штатных единиц.
Сектор – не менее 5 штатных единиц.
Бюро, группа – не менее 3 штатных единиц.
Ведущий специалист – 1 штатная единица – руководитель по задаче, проекту, без подчиненных или с подчиненными.
Дифференциация внутренних подразделений вносится в штатное расписание.
4 этап. Разработка профессионально – квалификационной структуры (ПКС).
Разработка ПКС – это проектирование должностных позиций в штатном расписании. Разработка осуществляется на основе:
1. Организационной структуры (положений о центрах управления, подразделений): задач, функций.
2. Технологических карт бизнес-процессов, трудовых операций, выполняемых подразделениями. Технологическая карта – описание необходимых видов работ (операций) в рамках деятельности ЦУ, подразделений.
3. Тарифно – квалификационных справочников (ТКС), профессиональных стандартов (ПС), классификатора должностей и профессий рабочих.
Технология проектирования ПКС:
1. Определяем должностные позиции по ЦУ, внутриструктурным подразделениям.
2. Определяем квалификацию должностных позиций.
3. Формализуем характеристику позиций штатного расписания в должностных и рабочих инструкциях.
Функции подразделений и технологические карты содержат описание трудовых операций по решению задач во внутриструктурных подразделениях. После выделения основных трудовых операций, на основании тарифно – квалификационных справочников, профессиональных стандартов определяется профессиональная потребность, должностные позиции, необходимые для выполнения заданных операций.
Пример схемы разработки.
ЦУ организационной структуры - планово – экономический отдел (ПЭО).
Главные задачи согласно положению о ПЭО: планирование и бюджетирование; ценообразование; оптимизация затрат (себестоимости); разработка системы оценочных показателей; информационное обеспечение управления; контроль и анализ деятельности. По задачам вырабатываются функции – технологические трудовые операции.
Руководствуясь функциями по ТКС, ПС определяем возможные должности: начальник ПЭО, экономист, экономист по планированию, экономист по труду, экономист по финансовой работе.
Далее, исходя из функций, технологических карт, требований к должностям и профессиям рабочих по ТКС, ПС определяем квалификацию требуемых специалистов и рабочих.
Сложность труда руководителей и специалистов оценивается по факторам: принятие решений (права и ответственность), многозадачность, объем действий и взаимодействий, выполнение уникальных операций, креативность, применяемые приемы и методы труда, используемые ресурсы и другие, в зависимости от специфики организации и подразделения.
Для рабочих сложность труда и разряды устанавливаются по ТКС, ПС.
Идентифицированные должности и профессии рабочих, а также их квалификация вносятся в штатное расписание по Цу и внутриструктурным подразделениям.
Пример позиционирования.
Организационная структура ПЭО: группа финансового планирования; бюро экономического планирования; специалист по планированию подразделений; специалист по организации труда и заработной платы.
Должностные позиции по структуре ПЭО:
- Начальник ПЭО.
- Группа финансового планирования: ведущий экономист по финансовой работе – руководитель группы финансового планирования; экономисты по финансовой работе 1, 2, без категории.
- Бюро экономического планирования: ведущий экономист по планированию – начальник бюро экономического планирования, старший экономист по планированию – руководитель группы, экономисты по планированию 1, 2, без категории, экономисты 1, 2, без категории.
- Ведущий экономист по планированию подразделений, экономист 1, 2, без категории.
- Группа организации труда и заработной платы: ведущий экономист по труду, экономист по труду 1, 2, без категории.
Пример дифференциации экономистов по содержанию труда:
- Экономист 3 кат – сбор информации.
- Экономист 2 кат – обработка данных в информацию.
- Экономист 1 кат – анализ и выводы из информации.
Главная задача позиционирования – определение содержания и сложности труда по должностным позициям.
На основе позиционирования должностей, положения о подразделении, технологических карт разрабатываются должностные инструкции.
Назначение должностной инструкции – установить конкретные задачи, права, содержание труда, обязанности, ответственность, связи, результаты в рамках должности для организации труда на рабочем месте. В должностной инструкции формализуется труд по отдельной позиции, для рабочих содержание их труда формализуется в рабочих инструкциях.
Тарификация – денежная оценка позиций в штатном расписании.
Тарификация должностей и квалификации осуществляется в рамках системы оплаты труда организации.
Структура системы оплаты труда:
Ø Тарифные сетки – соотношения в оплате труда в зависимости от важности, квалификации, условий труда для установления тарифных ставок.
Ø Тарифные ставки (оклады, ставки по разрядам) – размер оплаты труда в единицу времени.
Ø Доплаты и надбавки к тарифным ставкам.
При тарификации штатного расписания производится:
- на основании схемы должностных окладов, оценка позиций руководителей, специалистов, служащих в месячных окладах;
- на основании сетки тарифных ставок по разрядам рабочих, оценка позиций по рабочим в часовых, месячных тарифных ставках.
Суммирование окладов и тарифов по позициям в измерении на месяц формирует тарифный фонд оплаты труда (ТФОТ). ТФОТ должен находиться в пределах точки безубыточности. Тарифный фонд действующей организации уже исторически сформирован и закреплен в штатном расписании.
В ходе деятельности возникает потребность внесения изменений в ШР. Рассмотрение изменений должно производиться на основе документального обоснования: причины изменения ШР; должности, профессии рабочего; квалификации; содержания, сложности труда по форме должностной инструкции; трудоемкости работ; оклада, трудовой ставки.
Для своевременного внесения изменений должен вестись постоянный мониторинг основных факторов, влияющих на формирование штатного расписания по исходной информации.
Разработка изменений в ШР осуществляется исходя из:
1. Стратегических и оперативных экономических планов и финансовых бюджетов.
2. Принятия новых или отмена государственных законов и нормативных актов по деятельности, существенных изменений во внутренних корпоративных стандартах.
3. Изменений в государственном регулировании труда и заработной платы (например, минимальной заработной платы).
4. Инициированных решений руководителей организации.
5. Ходатайств подразделений.
Также причинами изменений в действующее штатное расписание могут быть:
Ø Расширение (сокращение) видов деятельности, изменения в продукции, технологиях труда.
Ø Расширение (сокращение) масштабов, географии деятельности.
Ø Изменения объемов выручки: положительных и отрицательных, и соответственно изменение точки безубыточности в себестоимости под плановую выручку.
Ø Изменений организационной структуры организации и(или), структур центров управления.
Ø Изменения трудоемкости процессов, операций, отдельных видов работ по разным причинам.
Ø Изменения в сложности труда, квалификации отдельных сотрудников.
Ø Положительные или отрицательные изменения в условиях труда.
Ø Количества рабочего времени в зависимости от календаря, плановых и фактических потерь.
Ø Инвестиционные проекты по развитию деятельности.
Ø Реализация мероприятий по повышению производительности труда – внедрение: средств автоматизации, нового оборудования, передовых приемов и методов труда и других инноваций.
Ø Изменения в структуре системы мотивации: система оплаты труда, система стимулирования труда.
Ø Изменений в финансовых результатах деятельности.
Формы изменений в штатное расписание:
v Внесение изменений организационной структуры организации и(или) структур центров управления, подразделений.
v Внесение новых, дополнительных вакансий.
v Исключение вакансий.
v Пересмотр окладов, тарифных ставок по отдельным должностям или профессиям.
v Изменения в доплатах и надбавках.
Проект измененного штатного расписания подвергается экспертизе кадровой службы, финансовой службы, других и согласуется с экспертами.
Направления совершенствования:
§ Оптимизация численности по трудоемкости работ, рабочего времени.
§ Оптимизация количества внутриструктурных подразделений.
§ Индексация тарифов для удержания персонала.
Способы оптимизации (пример):
- Сопряженность загрузки кадров.
- Периодический пересмотр трудоемкости и временных факторов с учетом изменений в деятельности.
- Механизация и автоматизация труда.
- Совершенствование технологий, компетенций персонала.
- Привлечение совместителей.
- Заключение договора подряда, привлечение аутсорсинга.
- Аутсорсинг, совместители, договоры подряда.
Аутсорсинг (дословно с английского (out-sourcing) – внешние ресурсы.
Аутсорсинг – передача сторонней организации отдельных функций, если ее возможно осуществлять вне офиса, если это экономически выгодно (оценивать все затраты кадровых ресурсов, если это профессиональнее, если это требует специальных компетенций, средств производства, нематериальных активов и других ресурсов, которыми не обладает данная организация).
Вопросы по аудиту штатного расписания:
1. Утверждено ли ШР в соответствии с уставом организации? Период действия?
2. Какими корпоративными стандартами регулируется? Применяются ли они на практике? Установлены ли критерии для повышения в должности, разряде? Правила и порядок повышения?
3. Соответствует ли ШР законодательству РФ по труду и заработной плате?
4. Проводился ли аудит по СМК, организационный аудит ШР? Его заключения? Исправлялись ли недостатки?
5. Кто отвечает за разработку, применение, совершенствование ШР?
6. Осуществляется ли SWOT-анализ штатного расписания? Периодичность? Динамика в результатах анализа?
7. Как часто пересматривается ШР, причины? На основании чего решения по изменениям?
8. Как осуществлялась идентификация внутриструктурных подразделений ЦУ? Кто? На основании чего? Соответствуют ли внутриструктурные подразделения задачам, функциям ЦУ?
9. Соответствуют ли внутриструктурные подразделения нормам управляемости, численности?
10. Соответствуют ли должности, профессии рабочих классификатору должностей и профессий, ТКС, профстандартам?
11. Как определяются должностные позиции, включаемые в ШР?
12. Как определяются квалификации должностных позиций ШР?
13. Как определяется численность должностных позиций ШР? На основании чего? Рассчитывается ли трудоемкость? Производится ли оптимизация численности?
14. Как планируется рабочее время, на основании чего?
15. Соответствует ли квалификация персонала сложности труда по позициям ШР?
16. Прием, перемещение сотрудников осуществляется на основании ШР или произвольно?
17. Доплаты за совмещение профессий, расширение зон обслуживания устанавливаются за счет свободных вакансий?
18. Привлечение совместителей производится за счет свободных вакансий или произвольно?
19. Сумма ТФОТ находится ли в пределах точки безубыточности? Доля ТФОТ в общем фонде оплаты труда?
v Общая численность кадров. Количество незаполненных вакансий.
v Фактическая численность к вакансиям.
v Численность по ЦУ, подразделениям.
v Численность по руководителям: высшего звена, среднего звена, низшего звена.
v Численность по специалистам: ведущие, старшие, по категориям.
v Численность по должностям служащих.
v Численность по рабочим: профессиям, разрядам, основные производственные, вспомогательные.
v Численность по окладам.
v Соотношения: руководители, специалисты, служащие, основные – вспомогательные рабочие.
v Тарифный ФОТ (месячный) с учетом компенсаций, доплат, надбавок, в том числе отдельно.
v Тарифный фонд по подразделениям, по категориям?
v Доля тарифного ФОТ в общем ФОТе, точке безубыточности, расходах.
v Соответствие сложности работ квалификации работников.
v Численность персонала, относимого на прямые затраты, косвенные (общепроизводственные, общехозяйственные).
v Численность АУП, доля в общей численности.
v Выполнение нормативов по численности, обслуживанию.
Категории кадров служащих:
- руководители высшего звена: директор, заместители, главный бухгалтер;
- руководители среднего звена – руководители структурных подразделений;
- руководители нижнего звена – руководители внутриструктурных подразделений;
- специалисты по специальностям и квалификациям (инженер-конструктор 1, 2, 3 категорий и другие);
- исполнители по специальностям и квалификациям (техник – технолог 1, 2, 3 категорий, архивариус и другие).
Категории рабочих:
- основные рабочие (непосредственно изготавливают продукцию) - по специальностям и разрядам;
- вспомогательные рабочие (обеспечивают изготовление продукции, обеспечивают работу инфраструктуры, оборудования) - по специальностям и разрядам.
Комментариев нет:
Отправить комментарий