Шаблон организационного аудита

 Цели организационного аудита:

 Оценить уровень организации труда: в целом системы, решений, действий, взаимодействий.

 Выявление недостатков, нарушений, слабых мест, причин их возникновения в принятии решений, осуществлении действий, взаимодействий.

 Оценка показателей результативности и эффективности организации труда.

 Выработка мероприятий по совершенствованию, росту производительности труда.

Задачи организационного аудита:

 Разработка программы аудита.

 Сбор и систематизация информации по объектам аудита согласно основаниям, установленных в программе аудита. 

 Анализ информации.

 Оценка качества объекта, показателей результативности и эффективности деятельности, труда  по аналитической информации.

 Выявление резервов повышения результативности и эффективности.

 Разработка и реализации мероприятий по устранению причин, мешающих развитию организации труда и направленных на рост результативности и эффективности деятельности за счет резервов.

Кто проводит аудит:

 Специалисты по труду и персоналу внутреннего аудита организации.

 Эксперты по вопросам организации труда со стороны.

 Совместно.

Когда проводится аудит:

 Периодически, например, по итогам года.

 В случае существенных изменений в деятельности.

 В случае низких показателей результативности и эффективности деятельности.

 Для, до, после внедрения инноваций.

Оргаудит проводится согласно программе аудита.

Объекты аудита:

 Комплексность и системность.

 Организация принятия и выполнения решений.

 Организация выполнения действий.

 Организация взаимодействий.

 Структура и содержание организации и управления объектом.

 Результативность и эффективность функционирования объекта. 

Основания, на базе которых проводится аудит:

1. Законодательство и нормативные акты РФ по труду.

2. Корпоративные стандарты по организации и управлению.

3. Теория и практика организации деятельности и труда.

4. Методологии аудита: международные стандарты аудита, российские стандарты аудита, «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента» (ISO 19011), «Руководящие указания по достижению экономического эффекта в системе менеджмента качества» (ISO 10014).

5. Компетенции аудиторов, специалистов по труду.

6. Оценочные показатели результативности и эффективности деятельности, ОСД , организации и управлению решениями, действиями, взаимодействиями, рабочим временем.

7. Отчетность: бухгалтерская, управленческая, кадровая, трудовая.

8. Устав, решения высших органов управления.

9. Аудиторские отчеты по системе менеджмента качества.

10. Организационная структура.

11. Положения о подразделениях. Должностные инструкции.

12. Распорядительные документы: приказы, указания и прочие.

13. Корпоративные стандарты. Процедуры труда, их исполнение.

14. Технологические карты бизнес-процессов, операционных процессов (функций ЦУ).

15. Опросные листы.

16. Финансовая отчетность. Аудиторские отчеты.

17. Другая информация в зависимости от специфики деятельности организации.

Анализ уровня организации и управления следует проводить периодически, например, по итогам года в рамках комплексного анализа, а также, в случае существенных изменений в деятельности. Анализ можно проводить собственными силами, но лучше независимыми экспертами для более объективной оценки.

Определение уровня – это, как правило, сравнение с каким-то эталоном, сопоставление желаемых, возможных достижений с имеющимися, с учетом передового опыта, инновациями.

Что определяет уровень организации и управления

 Комплексность и системность применяемых способов организации и управления. Набор способов, их взаимоувязанность.

 Качество применяемых систем организации и управления.

 Наличие проблем в деятельности, причинами которых являются организация и управление.

 Практическое применение систем в решениях и действиях – исполнение написанного: не только на бумаге, противоречивость слов и дел.

 Имеющийся и используемый фактически потенциал деятельности. 

 Уровень достижений по показателям и индикаторам. 

 Доверие персонала руководству.

Результативность и эффективность деятельности определяются не только качеством разработки организационных и управленческих систем, но и тем, применяются ли эти системы в практической деятельности. Наличие систем на бумаге или в информационных технологиях не обеспечивает получение конкретных результатов, а то и служит причинами дезорганизации.

Вопросы по оценке качества организации объекта:

 Наличие организационной системы  (ОС) - из каких подсистем, элементов состоит (комплексность)?

 Обеспечивается ли системность? Как?

 Наличие внедренной системы менеджмента качества (СМК)? Как сопрягаются СМК и организационная система?

 Какими корпоративными стандартами регулируется? Применяются ли они на практике? Соблюдаются ли стандарты?

 Применяется ли СМК? Сертифицирована ли она?

 Проводился ли аудит  СМК? Его заключения? Исправлялись ли недостатки?

 Проводился ли оргаудит ОС? Кто? Когда? Результаты?

 Проводился ли  оргаудит отдельных подсистем ОС? Кто? Когда? Результаты?

 Проводился ли аудит по системе менеджмента качества в части ОС? Когда? Кем? Его результаты?

 Исполнение законодательства и нормативных актов РФ? Отсутствие нарушений и претензий, споров: актов, исков и прочее?

 Наличие нарушений, не исполнения договоров, соглашений, обязательств?

 Достижение целей? Выполнение стратегии? Анализ причин успеха и неудач? Какие действия предпринимаются по развитию успеха и преодолению (устранению) недостатков? На каких уровнях?

 Исполнение планов, бюджетов за аудируемый период?

 Качество формируемой информации: заключения по аудиту, ревизионной комиссии; виды учета, применяемые в организации?

 Осуществлялся ли инжиниринг ключевых бизнес-процессов? Каких? Как? Результаты?

 Какие подразделения отвечают за организацию труда? Задачи и функции этих подразделений? Оценка результатов их деятельности?

 Наличие и качество технологий по задачам, функциям организации труда? Исполнение технологий?

 Наличие и утверждение оргструктуры? Соответствует ли уставу? Выделены ли ключевые бизнес-процессы в центрах управления (ЦУ)? Как часто вносятся изменения, по инициативе кого, причины, на основании чего? Принципы и критерии формирования ЦУ? Применение норм управляемости, численности и других норм?

 Есть ли корпоративные стандарты по порядку и правилам организационного проектирования ЦУ, подразделений, должностных и рабочих инструкций, профилей должностных позиций?

 Наличие положений о ЦУ, подразделениях, должностных и рабочих инструкций? Качество документов? Применяются ли в деятельности, управлении, как?

 Наличие штатного расписания? Обоснования позиций и параметров? Как часто пересматривается, на основе чего? Применение норм численности, обслуживания, трудоемкости, других?

 Качество организации использования рабочего времени? Величина и причины потерь? Обоснованность применения ненормированного рабочего дня, сверхурочного времени, работы в выходные дни?

 Наличие состава показателей по оценке результативности и эффективности ОС, деятельности? Динамика показателей деятельности. Выполнение и динамика трудовых и кадровых показателей результативности и эффективности деятельности?

 Разрабатываются ли мероприятия по совершенствованию ОС?  Результаты выполнения мероприятий?

 Наличие проблем  в организации: 

• Недостаточная организация или отсутствие организации деятельности (комплексность, системность).
• Несоответствие организации стратегии, управлению реализацией стратегии.
• Недостаток предпринимательских способностей. Отсутствие лидеров, голов.
• Не правильное, неумелое управление ресурсами, недостаток в ресурсах.
• Качество и оперативность решений.
• Затратность действий, особенно по косвенным затратам.
• Не результативность действий, низкая доходность.
• Отсутствие рентабельности, низкая рентабельность в сравнении с рынком.
• Излишняя численность.
• Низкая квалификация кадров.
• Издержки по ошибкам.
• «Черные и серые» затраты.
• Стрессовая работа из-за не координации, плохого взаимодействия центров и сотрудников.
• Периодические кризисы
• Сегодняшние выгоды в ущерб завтрашним выгодам в большем объеме.
• Не способность к конкуренции.
• Отсутствие гармонии целей и интересов участников.
• Неизменяемость систем с течением времени и условий деятельности.
• Комплекс причин.
• Другие проблемы.

 Показатели результативности и эффективности организационной системы:

- достижение поставленных целей и реализация генеральной стратегии и локальных стратегий;

- качество элементов организационной системы на основе анализа и оценки организационного аудита;

- анализ влияния элементов организационной системы на результативность и эффективность деятельности. Отклонения – причины;

- финансовые показатели: выручка, себестоимость, прибыль, рентабельность, чистый приток денежных средств, финансовая устойчивость и другие;

- показатели по качеству инфраструктуры и ресурсов: производительность, фондоотдача, физический и моральный износ, технический уровень,  и другие; 

- показатели по эффективности инвестиций; 

- показатели по труду и заработной плате: производительность труда, средняя заработная плата, соотношение роста производительности и роста средней заработной платы и другие;

- показатели по персоналу: численность, состояние трудовой дисциплины, текучесть кадров и другие; 

- показатели по спецоценке условий труда, охране труда.